Monthly Archives: August, 2007

Vad gör forskaren för att bringa klarhet i detta område???

Många undrar säkert vad en forskare gör med sina forskningsmedel? Vid Mittuniversitetet försöker vi just nu förstå de krav som små och medelstora företag har på bland annat elektronisk dokumenthantering. Ett mål med forskningen är att kunna komma med någorlunda generella krav som små och medelstora företag skall kunna ställa på ett system. Vidare är målet att kunna förstå hur dokumenthanteringen måste fungera för att också generera en lönsamhet i företaget.

Inom det offentliga finns andra krav kring arkivhantering, offentlighet som delvis skapar en större generell kravlista. För offentliga myndigheter pågår arbetet med MoReq 2 som skall vara funktionella krav på ett “Electronic record management system”. Ett europeiskt projekt som skall bli spännande att se slutprodukten av. Några valda delar har vi redan sett.

MoReq 2 skall försökas testas i en inte alltför avlägsen framtid.

Advertisements

Hett område

Att en effektiv elektronisk dokumenthantering stödjer företag i deras verksamhet är tydligt, då alla de stora programvaruföretagen som IBM, SUN, Hitachi, EMC och naturligtvis Microsoft köper upp mindre företag för att kunna fylla sin ECM portfölj.

Microsoft med office 2007 och Sharepoint 2007 är ett bra bevis på att dokument och ”record” hantering är ngt som bedöms som ett bra och lönsamt affärsområde.

Har inte själv testat Sharepoint då jag personligen använder Mac dagligen och därför är utesluten från full funktionalitet på Microsofts serverprodukter. Men det kommer nog….

Vill du blir uppdaterad?

Om du inte är prenumerant på AIIMs nyhetsbrev är det dags att bli detta. http://www.aiim.org är en bra plats för att hitta nyttig information för den som vill lära sig nyheter inom ECM, EDM, ERM mm.

EDM och knowledge management

Många argumenterar för att ett fungerande elektroniskt dokumenthanteringssystem också kan bidra till en god kunskapshantering i företaget eller organisationen.  Men är det verkligen så? Forskare brukar dela upp kunskap i “explicit” och “tacit” knowledge. Explicit kunskap är väldigt förenklat det som går att formalisera och på så sätt i någon form dokumentera. Men “tacit” knowledge är inte formaliserbar. Denna typ av kunskap kan vara erfarenhet. Erfarenhet är ju ofta något som man vill bibehålla i en organisation, särskilt om man är personberoende av vissa nyckelpersoner. Kan man då förvalta erfarenhet i dokumenthanteringssystem?

Nej vill jag påstå, både utifrån teori och utifrån empirisk forskning. Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) är ofta väldigt bra på att katalogisera och ordna dokument av olika slag så att dokumenten blir sökbara och användbara i en organisation. Men EDMS saknar något som man från arkivvetenskapligt håll är bra på, nämligen att bevara kontexten. Att bevara kontexten i ett dokument innebära att bakgrunden till varför ett dokument skapades går att förstå. Kontexten är länken mellan flera dokument i en beslutsprocess. Oavsett vilket dokument i en process jag finner skall jag kunna bakspåra dess ursprung. Genom denna bakspårmöjlighet kan jag också till viss del förstå den erfarenhet som finns i själva dokumentet.

Jag påstår inte att elektroniska “record”system (ERMS) är det bästa alternativet, men jag påstår att det inom arkivvetenskapen finns kunskaper kring hur man bevarar kontexten, som är ett sätt att bevara formalisera “tacit” knowledge.

För den intresserade kommer det att finnas artiklar snart för nedladdning på min forskningssida på http://www.borglund.net

//Erik

Välkommen

Hej och välkommen till mig veterligen Sveriges första ECM blogg. Enterprise Content Management är ju ett av många buzz words som florerar nuförtiden. Vad är det, vad behöver man ECM till och vad kan vara fallgroparna? Detta är något av mycket som kommer tas upp i denna blogg.

Förhoppningsvis hittar ni en del matnyttigt som kan hjälpa till med just era problem.