Mitt under brinnande Pandemi så uppmanades “arkivsverige” att svara på remissen kring arkivutreningen “SOU 2019:58 Härifrån till evigheten – En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv”. Ett stort antal myndigheter och organisationer svarade på remissen och flera av remissvaren är väldigt omfattande och läsvärda (https://www.regeringen.se/remisser/2020/02/remiss-sou-201958-harifran-till-evigheten–en-langsiktig-arkivpolitik-for-forvaltning-och-kulturarv/)

Det är med viss nyfikenhet och förväntan kring att förstå hur kulturdepartementet tar sig an remisserna. Kommer vi få en långsiktig arkivpolitik som i enlighet med arkivutredningen blir extremt tungt fokuserad på kulturarvet och kulturarvets digitalisering, eller kommer vi få en mer vågad arkivpolitik? En arkivpolitik som skapar förutsättningar för att arkiv och dess information inte bara blir bidrag till kulturarvet utan även bidrag för andra samhällsnyttiga verksamheter.

Vi är mitt inne i en digital transformation och detta var inte särskilt synligt i arkivutredningens förslag som i december 2019 levererades till kulturministern. Kanske kulturdepartementet och regeringen vågar ta ut svängarna kring framtidens arkivpolitik på ett sätt som gör att arkiv kan utgöra grunden för innovationer och värdeskapande i framtidens Sverige. Många menar att “information är det nya guldet” i så fall är arkiven gruvor som bara väntas på att bli använda.

Den 17 juni kommer jag tillsammans med Ulf Anderson, head of Cyber Security på Telenor Sverige, att hålla ett webinar. Under webinaret kommer vi att diskutera och problematisera de utmaningar som en krisledning och ett stabsarbete som över en dag måste bli digital och distribuerad ställs inför. Ulf kommer att redogöra för hur han och hans kollegor har ställt om och hur de delar lägesbild, information och sköter klassiskt centrala stabsuppdrag som exempelvis dokumentation när alla arbetar på distans. Vilka utmaningar kan man ställas inför avseende säkerhet och liknande när detta sker?

Webinaret är gratis och kräver enbart registrering för att få tillgång till länk.

I den pågående pandemin så ser jag i media med regelbundenhet hur olika myndigheter tänjer på hur vår grundlag (TF) skall tillämpas och vad som gäller kring hantering av allmänna handlingar utifrån både OSL (offentlighet och sekretesslagen) samt AL(arkivlagen). Det senaste märkliga kommer från Folkhälsomyndigheten som plötsligt kommit på att de handlingar (namngivna som minnesanteckningar) som skapats under en viss typ av möten var att anse vara allmänna handlingar fram till och med den 17 mars 2020. Efter denna dag var då inte minnesanteckningarna längre att anse vara allmänna handlingar. Man menar att de inte är expedierade och därmed inte behöver lämnas ut. Detta kommer säkert prövas juridiskt men det är ett bra bevis för hur det inte skall gå till i offentlig verksamhet.

De möten som i SR hänvisar till verkar ju vara en typ av möten som skett regelbundet och man troligtvis förde anteckningar från dessa möten långt före Corona-pandemin. Dvs i proaktiv anda hade man alltså definierat handlingen som allmän och man kanske till och med registrerade den, kanske finns den i FHMs dokumenthanteringsplan/arkivförteckning? MEN när då sen trycket från media blir så starkt så bestämmer man plötsligt att det inte längre är en allmän handling, eftersom de då inte har expedierats. Det sista har de förvisso stöd enligt TF 2kap 12§ :

“Minnesanteckning, utkast och koncept

12 §  En minnesanteckning som har gjorts hos en myndighet och som inte har expedierats ska inte heller efter den tidpunkt då den enligt 10 § är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten. Minnesanteckningen anses dock som upprättad om den har tagits om hand för arkivering. Med minnesanteckning avses promemorior och andra uppteckningar eller upptagningar som har kommit till endast för föredragning eller beredning av ett ärende, dock inte till den del de har tillfört ärendet någon sakuppgift.

Utkast eller koncept till en myndighets beslut eller skrivelse och andra därmed jämställda handlingar som inte har expedierats anses inte som allmänna. Handlingen anses dock vara allmän om den tas om hand för arkivering. Lag (2018:1801).“

Då vi har myndigheter som agerar på detta sätt urholkar en viktig del av vår offentlighet nämligen tilliten. Tillit kan såklart problematiseras och utvecklas på många sätt, men i detta fall handlar det om tillit till att en myndighet skall kunna granskas och utvärderas. Oavsett om FHM juridiskt har rätt i att de minnesanteckningar som förs under vissa möten inte är att anse vara allmänna enligt TF 2kap 12§ så blir det märkligt när de mitt under en pågående pandemi kommer på detta. Tilliten får sig en törn och kanske behöver vi en än mer öppenhet under svåra tider?

För några veckor sedan var det andra statliga myndigheter som var i blåsväder kring hantering av epost som var raderade med konstiga hänvisningar till lagstiftning.

Låt mig reflektera lite… FHM är ju en av de mest granskade, både hyllad och kritiserad, myndigheterna under pågående pandemi. Vi kan rimligt anta att deras agerande kommer att nagelfaras av minst en statlig kommission i efterhand. Vi får anta att FHM anser att de fattar korrekta beslut utifrån aktuell lägesbild (urval av särskilt viktig information) och att besluten också kan förändras över tid beroende på lägesbildens förändring. Om man då i efterhand vill kunna svara upp emot sina beslut, dvs vara accountable för sina handlingar bör man kunna visa på vad hade man för underlag för sina beslut. Under utvärderingarna av skogsbränderna så var en av kritiken att det saknades mycket dokumentation för att förstå vissa beslut. Dvs istället för att försöka förvandla minnesanteckningar till ngt som inte blir allmänna handlingar så borde vägen vara tvärt om. Se till att all information som ligger till grund för olika beslut expedieras och därmed hamnar i arkivet. För finns de i arkivet så är de implicit bevis över sådant som har hänt och kan i efterhand bistå i att visa relation mellan beslut och underlag till beslut.

“If an item does not appear in our records it does not exist”

Det är svårt att påstå att man agerat korrekt om man i efterhand inte kan påvisa det underlag man handlade utifrån. Därför är det som SR lyfter kring FHM tämligen anmärkningsvärt. Men som sagt… Vi lär få ta del av vad juridiken säger så småningom.

Jag hade för ett dygn sedan ett fantastiskt online-möte med ett företag som jag finner gör väldigt spännande och nyskapande saker kopplat till krishantering, krisledning och övning. Vårt samtal handlade om arbete med lägesbilder och informationsdelning. I dessa tider med presentation av den nationella lägesbilden varje dag kl 1400 så är begreppet än mer relevant. MSB bjöd in forskare att i spår av pandemin komma med förslag på intressanta forskningsområden som en effekt av Corona/Covid-19. Jag som tillsammans med Jonas Landgren har ett lite nördigt intresse för lägesbilder skrev ett förslag där målet var att utifrån de erfarenheter som myndigheter under corona-pandemin har skaffat sig, utveckla lägesbild och informationsdelning 2.0. Vi har en unik möjlighet att fånga hur myndigheter som beroende på FHMs rekommendationer om hem-arbete, i många fall har skapat en distans-baserad krisledning. Nu fann inte MSB att arbete med lägesbilder och informationsdelning var tillräckligt forsknings-intressant, men jag det företag jag samtalade med igår delar inte den utmaningen.

En lägesbild är kortfattat en sammanställning av ett urval av tillgänglig information som kan ge mig ett bra underlag för att kunna fatta kloka beslut under en kris. Lägesbilden består av information som syftar till meningsskapande av ett skeende, det innebär också att lägesbilder inte är bestående av exakt likadana komponenter. Ofta består lägesbilden av information som berör: Inträffad händelse, händelseutveckling, resursanvändning, åtgärder och beslut samt prognos.

För att arbeta med lägesbild krävs information, och information får man genom att inhämta och dela information med andra, vilket är ganska självklart. Det spännande är att informationsdelning som praktik är att när du delar information under en kris är den ofta starkt kopplad till en kontext, och kontexten är sällan enkel att förmedla och bevara. En annan intressant aspekt är att en lägesbild skapas utifrån ett urval av tillgänglig information, och i efterhand när man har mer information kan beslut som tagits te sig väldigt konstiga. Att då kunna gå tillbaka och förstå vilket underlag en lägesbild hade vid tillkomst och vilka beslut som grundades på denna lägesbild ger en viktig förståelse för utvecklingen av en kris.

Sammantaget så påstår jag att lägesbild och informationsdelning på långa vägar är självklart och det behöver ytterligare utforskas och göras begripligt. Därför kommer jag och ovan nämnda företag gå vidare med arbete i ytterligare förstå och utveckla arbetet med lägesbild och informationsdelning.

En vecka är snart till ända. Min forskargrupp FODI dvs forum för digitalisering har genomfört tre stycken webbinarer som totalt attraherade 150 lyssnare. När vi alla tvingas bli digitala och distansera sig fysiskt, så försöker vi att skapa förutsättningar att nå ut med vår forskning på nya sätt.

För egen del pratade jag om dokumentation under kris, ett område jag brinner för och som jag ägnat 10 år av forskning åt. Arbete med lägesbilder, informationsdelning har sällan varit mer aktuellt än idag. Efter denna pandemi kommer vi kunna förstå hur organisationer ställt om från en analog kris-hantering till en digital och vi kommer lära oss av erfarenheter hur lägesbild skapas distribuerat. Det kommer nog finnas flera versioner av goda exempel. Men först tar vi helg:)

Jag finner på SVT.se denna artikel som belyser den nu pågående diskussionen kring skyddsutrustning för vårdanställda. Men jag är inte intresserad av själva sakfrågan utan mer vill belysa och diskutera att man raderar från diariet.

Det som rör registrering av allmänna handlingar styrs och regleras i 5kap OSL (Offentlighet och Sekretesslagen). Där framgår det i 1§ följande:

1§ Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra-fjärde styckena.

Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten.

Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras omde hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.

Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.

Det innebär att om artikeln från SVT stämmer så har det upprättats en analys. Denna analys är troligt att anse utgöra en allmän handling och därför skall man följa regler i OSL 5kap 1§. Det finns såklart undantag om analysen kan ses som en allmän handling. Bland annat handlar det om analysen är expedierad eller färdigställd på annat sätt. OM analysen varit diarieförd så kan man anta att Arbetsmiljöverket ansåg den vara expedierad och/eller färdigställd på annat sätt genom att den registrerades i diariet och borde därför Mao vara en allmän handling.

Enligt artikeln har handlingen tagits bort från diariet och bakats in i en mer omfattande text. Jag kan se det som två saker. Dels handlar det om att Arbetsmiljöverket ser handlingen som inte sekretessklassad och då får den hållas ordnad på annat sätt om den ändå går att få tag i. Men! i SVTs artikel går det att tolka som att handlingen inte längre finns. Grunden är att allmänna handlingar skall bevaras, men de får gallras. Gallring får enbart ske efter ett beslut. Om jag utgår från att det som i artikeln är sant så kan man tolka att analysen raderats dvs den har gallrats. Vid gallring skall beslut finnas om detta.

Egentligen är denna text inte ett försök att analysera eller kritisera Arbetsmiljöverket. Jag vet inte vad som är sant eller vad som är misstolkat av SVTs journalister. MEN! Det intressanta är däremot vikten av att registratur, arkiv, dokumentation sker korrekt och följer de regler som gäller. En av de kvalitetskriterier som finns på arkiv handlar om ansvarsspårbarhet, dvs accountability. Allmänna handlingar utgör bevis över aktiviteter som skett i det offentliga och därmed kan de utgöra bevis över vem som gjort vad och vilka beslut som tagits. Nödvändig information för att just kunna finna vem som var ansvarig. Rätten att ta del av allmänna handlingar är viktigt för demokratin där envar kan ta del av vad som skett hos myndigheter. Rätten utnyttjas självklart av journalister. Min egen erfarenhet är väl att om journalister finner misstanke om att en myndighet försöker mörka sitt eget agerande genom exempelvis att radera allmänna handlingar, eller låta dem försvinna, så blir journalisterna snarare mer energiska i sitt grävande.

Vi får hoppas att det inte är så illa som artikeln  gör gällande, men om det är så är det tyvärr inte första gången myndigheter brister i sina åtaganden kring hantering av allmänna handlingar.

Tillsammans med Malin Lintzén (konsult) och Jonas Landgren vid Göteborgs universitet skrev jag en bok om informationsdelning och lägesbild som publicerades 2014. Det var ett resultat av ett flerårigt arbete lett av MSB för att skapa en ny nationell grund för krishantering. Efter ca3 år genomförde jag och Jonas en kortare studie på uppdrag åt MSB för att studera och förstå om någon metodik för lägesbild utvecklats i Sverige.

Gemensamt för det arbete vi gjort har varit att man i stort bygger upp en lägesbild på vad vi beskrev som “urval av särskilt viktig information” som då är tillgänglig. Arbetet med lägesbilden har olika syften och detta påverkar kraftigt den formen av lägesbilden. I den pågående Pandemin så sker den mesta krisledning distribuerat, dvs man träffas online på olika sätt och det är inte lika vanligt med att samlas i ett “stabsrum” eller krisledningscentral. Detta gör att jag och Jonas finner det extremt relevant att studera och skapa ny förståelse för hur arbetet med lägesbild och informationsdelning har utvecklats under pandemin och vilka nödvändiga förändringar detta kan ge på de hittills utvecklade metoder och tekniker för lägesbild och informationsdelning. Detta är ett arbete vi hoppas kunna få arbeta med när pandemin är över.

Om jag då utanför det praktiska arbetet med lägesbilder försöker att reflektera och ta till mig den lägesbild som på de dagliga presskonferenser om Pandemin presenteras. På de dagliga presskonferenserna så presenteras en lägesbild från Folkhälsomyndigheten och från Socialstyrelsen. Vid några tillfällen har andra sektorsmyndigheter delgett sin lägesbild. Men det intressanta och delvis anmärkningsvärda är hur MSB agerar. Enligt sin egen hemsida anger de att de har följande operativa uppdrag:

“I det operativa uppdraget arbetar vi mot de mål som riksdagen slagit fast för Sveriges säkerhet, att värna:

• befolkningens liv och hälsa
• samhällets funktionalitet
• förmågan att upprätthålla grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter.

Myndighetens operativa arbete sker främst inom de tre rollerna:

1. stärker den nationella beredskapen
2. driver aktörernas gemensamma hantering
3. och stärker andra aktörer med kompetens och materiel.”
   (hämtat 2020-04-23 från https://www.msb.se/sv/om-msb/var-roll-i-samhallet/operativa-uppdrag/)

Det är ett ganska omfattande operativt uppdrag som jag tyvärr saknar omnämnas och förmedlas på de dagliga presskonferenserna. Exempelvis ingår det i punkten “att stärka den nationella beredskapen” bland annat om att ta fram lägesbilder. På de dagliga presskonferenserna skulle det vara spännande om även en samhällelig lägesbild kunde presenteras där en kanske mer holistisk bild av pandemins effekt kunnat delges. MSB har en möjlighet att ta ett nationellt samordnande ansvar och genom lägesbilder visa detta.

Föredraget eller föreläsningen som jag pratade om i tidigare inlägg kommer ske den 6/5 kl 09-10.30. Vi kommer använda oss av ZOOM för webinaret och länken är https://miun-se.zoom.us/j/64425320614

Vi kommer vara uppkopplade från 08.30 – 11.00 för att dels tillse att ljud och liknande fungerar men framförallt att om frågorna blir många så skall du som lyssnar få chans att diskutera just dina frågor.

Så! Är du intresserad av att förstå och ta del av forskning kring “record-making” under kris och vilken roll dokument har i denna kontext så välkommen. Föreläsningen/föredraget är på svenska.

På måndag eller tisdag kommer information om FODI’s kommande webinars under vecka 19-20. Den 6/5 09.00-10.30 kommer jag att prata om “Record-making in situation rooms” – dokument & informationshantering under pågående kris. Temat på föredraget kommer vara dokumentation, dokumenthantering informationsdelning och arbete med att skapa en lägesbild under arbete i krisstab eller liknande temporal organisering. Fokus kommer vara på varför dokumentation är en viktig process för lärande under och efter en kris.

Vad gör då att en professor i arkiv ägnar sig åt krishantering? Många av er som läser detta vet att jag har nästan 20 års erfarenhet från polisen där jag under 7år arbetade vid den nationella insatsstyrkan. En enhet inom den svenska polisen som skulle och skall vara den yttersta resursen för att hantera särskilda händelser av olika slag. Det latinska valspråket är “Att kunna innan det händer, att våga när det händer” signalerar ett starkt intresse att lära sig hur och vad man behöver göra för att kunna klara av olika situationer på bästa sätt.

När jag väl hamnade inom forskningens värld så kunde jag inte släppa polisens arbete, och inte heller hur polisen arbetar under kris. Under hela min forskarutbildning så ägnade jag mig åt studier för att förstå hur svensk polis använde sig av verksamhetsinformation (handlingar eller records beroende på vad du nu benämner det) i sitt arbete. En tydlig bild trädde fram där verksamhetsinformation i mycket hög grad användes av poliser. Det var en användning som inkluderade enskilda poliser som ville förstå vad som skett medan de var lediga till underlag för taktiska beslut. Verksamhetsinformationen utgjorde och utgör en källa för kunskap och lärande i det direkta polisarbetet. 2009 fick jag möjligheten att lyssna på ett föredrag av Havidan Rodriguez, då arbetande på University of Delaware, som var på besök hos vad som kom att bli RCR vid Mittuniversitet. Havidan Rodriguez berättade att han gjort en innehålls och textanalys av “lessons learned” från 9/11 och Katrina (orkanen från 2005). Havidan Rodriguez och dennes forskarkollegor hade konstaterat att 80% av “lessons learned” var identiska och enbart 20% var knutna till katastrofens art, dvs en terror-attack och en naturkatastrof. Jag insåg då att de dokument och den verksamhetsinformation som finns måste börja bli användbar och nyttig. Vi måste börja lära oss av vår historia och inte bara producera erfarenheter som aldrig blir annat än just erfarenheter.

Från att tidigare fokuserat på enskilda polisers arbete, så ändrade jag helt fokus och tittade enbart på polisernas arbete under särskild händelse. En särskild händelse är på vanlig svenska en kris som måste hanteras på särskilt sätt. Så sedan 2009 har jag studerat stabsarbete, och den informationshantering som sker där. Jag har fått möjlighet att gå flera utbildningar inom polisen och även medverka i framtagandet av vad som MSB kallar gemensamma grunder. Det sista är den metodik som idag anammas av hela det svenska krisberedskapssystemet på lokal till nationell nivå. Jag har fått förmånen att göra flera uppdrag åt MSB och andra myndigheter kring krishantering, arbete med lägesbild och informationsdelning. Allt arbete har resulterat i att på ett annat sätt skapa en förståelse för de utmaningar som finns kring dokumenthantering under kriser. Varför är det viktigt och vad är nyttan med att försöka få till en struktur kring detta? Nu skall jag inte “spoila” det jag avser fokusera på den 4/5. Men det är ett exempel på hur modern dokumenthantering, vilket ofta är arkivariens uppdrag, kan spela en enorm roll i hur vi klarar att hantera kriser idag och i morgon.

Under den pågående krisen kring Corona så är det återigen ytterst påtagligt hur viktigt det är att dokumentera. Vi kan skratta åt dokumentation men i spåren av New Public Management kanske vi har haft ett för stort fokus på att dokumentera för dokumentationens eget syfte, men när det gäller kriser handlar dokumentationen om vår möjlighet att kunna lära av våra misstag i en framtid. Det som skiljer dokumentation som sker under kriser åt från den dokumentation du finner i “lessons learned” är huvudsakligen att den ena beskriver vad man alldeles nyss gjort, och den andra vad man kommer ihåg man gjort. Tyvärr är det väldigt vanligt under analyser och utvärderingar efter stora kriser att man finner att dokumentationen som skett är begränsad och därmed blir utvärderingen till stor del grundad på minnen från personer som varit med. Dessa minnen kan vara helt korrekta men den sanna dynamiker lär man inte fånga. Därför är dokumenthantering under en kris en nödvändighet för att förstå vad som verkligen hände och här har vi en stor utmaning. Mycket av detta kommer föredraget den 4/5 att handla om.

På måndag eller tisdag kommer mer utförlig information om hur du kan följa föredraget. Jag hoppas du blir intresserad av att komma och lyssna.

Inom arkivvetenskapen har användare varit ett ganska ointressant område att beforska. Man har snarare studerat användningen av handlingar/verksamhetsinformation och ägnat ganska liten förståelse för just användaren. I modern tid är det enkelt att vi får ett starkt fokus på en klassisk användare ur ett IT-perspektiv som oftast fokuserar på den som använder systemet i fråga. Olika krav ställs på systemet som skall uppfylla de önskemål och behov som användare har, och i de allra flesta fall handlar detta om krav på själva systemet, ytterst ytterst sällan handlar det om krav på informationen som processas.

Inom arkiv- och informationsvetenskap försöker vi att problematisera just användaren som den som är intresserad av att använda själva artefakten, dvs handlingen eller verksamhetsinformationen. När kommer då systemet in? I de flesta fall kommer systemet in i processen i hantering av handlingen eller verksamhetsinformationen när den antingen skapas eller när den över tid bevaras. Det är också viktigt att beakta ett användarperspektiv på dessa system men det system som är av intresse är systemet i vilken handlingen eller verksamhetsinformationen föds. Eftersom handling eller verksamhetsinformation är bevis över aktiviteter så är det uppenbart att man heller inte kan ändra på en sådan information om det finns behov av från en användare i framtiden. Handlingen eller verksamhetsinformationen måste vara så som den skapats då det är så dess bevisvärde kan bestå.

I ett pågående doktorandprojekt av en av våra doktorander är just fokus användare och användning av handlingar och/eller verksamhetsinformation. I dagarna startar vi en studie som skall vara en systematisk översikt över användarbegreppet inom arkivvetenskaplig forskning. Det har gjorts studier om användare men dessa har inte varit systematiska och dessutom har de ett antal år på nacken. Vi kommer hålla er uppdaterade om vad som kommer ske.